Dữ liệu là một yếu tố quan trọng trong quá trình tuyển dụng, và ngày càng có nhiều tổ chức sử dụng dữ liệu để cải tiến, thúc đẩy các hoạt động tuyển dụng của họ. Tuy nhiên, nếu dữ liệu không chính xác, dễ hiểu, nó sẽ trở nên vô dụng. Đó chính là lý do tại sao các nhà tuyển dụng nên sử dụng một hệ thống dữ liệu. Hiệp hội chuyên nghiệp về Tuyển dụng Tài năng (ATAP) đã phát hiện ra rằng 50% các chuyên gia tuyển dụng đã có một bảng hệ thống dữ liệu riêng cho doanh nghiệp của họ, trong khi 38% đang lên kế hoạch hoặc đang xây dựng một bảng hệ thống dữ liệu đó. Hãy để Talemy mách bạn cách để bắt đầu tạo hoặc muốn cải thiện một bảng hệ thống dữ liệu tuyển dụng “xịn sò". 

Thế nào là một bảng hệ thống dữ liệu?

Một bảng hệ thống dữ liệu tuyển dụng là một tập hợp hình ảnh của các chỉ số dựa trên dữ liệu, các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và báo cáo được thiết kế để cung cấp thông tin về hiệu suất của quy trình tuyển dụng. Điều này bao gồm dữ liệu về ứng viên, nhân viên tuyển dụng, chiến dịch và ngân sách.

Các chỉ số này có thể giúp tổ chức của bạn cải thiện việc tìm kiếm ứng viên tốt nhất cho các vị trí, giảm chi phí tuyển dụng và phát triển các chiến lược tuyển dụng nhân tài mới có tác động tích cực lên toàn bộ doanh nghiệp.

Tại sao bạn nên có bảng báo cáo tuyển dụng?

Có nhiều câu hỏi để bạn tự hỏi khi phân tích nỗ lực tuyển dụng tại tổ chức của mình:

• Thuê nhân viên mất bao lâu?

• Bạn chi bao nhiêu tiền cho quá trình tuyển dụng?

• Ứng viên đang tìm kiếm tin tuyển dụng của bạn ở đâu?

• Nhân viên mới thực hiện tốt vai trò của họ như thế nào?

Chỉ riêng câu trả lời cho những câu hỏi này không cho chúng ta biết nhiều điều. Nhưng việc sử dụng các chỉ số trong tuyển dụng để phân tích tất cả dữ liệu này cùng nhau có thể tạo ra nhiều hiểu biết sâu sắc về toàn bộ quá trình tuyển dụng.

Dưới đây là bốn lý do tại sao bạn nên đầu tư vào bảng hệ thống dữ liệu tuyển dụng.

1. Bạn có thể “nhìn thấy” vấn đề

Một trong những lợi ích lớn nhất của bảng thông tin tuyển dụng là tính chất trực quan của nó. Dữ liệu có thể khó xem qua và tìm kiếm các khuôn mẫu, đồng thời mỗi khi tạo các bảng và biểu đồ của riêng bạn có thể khiến bạn tốn nhiều công sức. Với bảng dữ liệu, bạn có thể dễ dàng xem xu hướng, thông tin chi tiết và các vấn đề tiềm ẩn.

2. Phân tích kênh tuyển dụng của bạn 

Bảng báo cáo KPI tuyển dụng sẽ cung cấp cho bạn bức tranh rõ ràng về kênh tuyển dụng của bạn. Bạn có thể xem có bao nhiêu ứng viên chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo và biết bạn cần tập trung vào giai đoạn nào để nâng cao hiệu quả và hiệu suất của quy trình.

Ví dụ: nếu bạn có tỷ lệ chuyển đổi từ số lượng ứng viên sang số người lọt vào vòng phỏng vấn thấp thì điều đó có nghĩa là bạn đang thu hút một lượng lớn ứng viên không đủ tiêu chuẩn. Ngoài ra, có thể có một biểu đồ cho bạn biết nguồn ứng viên nào nghỉ việc nhiều nhất 

Những chỉ số bạn nên đo lường trong bảng hệ thống dữ liệu tuyển dụng

Có nhiều chỉ số mà bạn có thể theo dõi trên bảng hệ thống dữ liệu tuyển dụng, bao gồm:

• Thời gian tuyển dụng (time to hire)

• Thời gian tuyển xong vị trí (time to fill)

• Chất lượng nhân viên tuyển dụng (Quality of hire)

• Chi phí mỗi lần tuyển dụng (Cost per hire)

• Số ứng viên mỗi vị trí tuyển dụng (Applicants per opening)

• Hiệu quả của quy trình tuyển dụng (Recruitment funnel effectiveness)

• Sự hài lòng của ứng viên (Candidate satisfaction)

• Nguồn ứng viên (Candidate source)

Dưới đây là một số chỉ số quan trọng mà bạn nên xem xét bao gồm:

Thời gian tuyển dụng (Time to hire) - Tính theo ngày

Thời gian tuyển dụng là số ngày giữa thời điểm ứng viên được tiếp cận ban đầu và thời điểm họ chấp nhận công việc. Đây chính là thời gian mà ứng viên cần để hoàn thành quy trình tuyển dụng sau khi họ nộp đơn ứng tuyển.

Thời gian tuyển dụng càng ngắn càng tốt, vì điều này cho thấy quy trình tuyển dụng của bạn hiệu quả và nhóm tuyển dụng của bạn hoạt động tốt. Điều này giúp bạn thuê được những ứng viên mạnh nhất, ngăn chặn việc họ được thuê bởi một công ty khác có thời gian tuyển dụng ngắn hơn. Ngoài ra, điều này cung cấp một trải nghiệm tốt hơn cho ứng viên của bạn, vì không ai thích một quá trình tuyển dụng kéo dài.

Tuy nhiên, có thể có những trường hợp công việc yêu cầu thời gian tuyển dụng lâu hơn. Nếu quy trình có nhiều giai đoạn - một cuộc phỏng vấn qua điện thoại, một bài đánh giá, sau đó là một vài vòng phỏng vấn với các bên liên quan khác nhau - thì thời gian tuyển dụng của bạn sẽ lâu hơn. Vì vậy, hãy đảm bảo bạn lấy điều này vào cân nhắc khi phân tích dữ liệu.

Chất lượng nhân sự được tuyển dụng (Quality of hire)

Chất lượng nhân sự được tuyển dụng là một chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu suất của quy trình tuyển dụng. Điều này có thể đo bằng cách xem xét hiệu suất làm việc, thăng tiến nghề nghiệp và đánh giá phản hồi từ nhân viên mới sau khi họ gia nhập tổ chức. Một chất lượng tuyển dụng cao tạo ra nhân sự có hiệu suất làm việc tốt, đóng góp tích cực vào tổ chức và duy trì lâu dài.

Chi phí mỗi lần tuyển dụng (Cost per hire)

Chi phí mỗi lần tuyển dụng là tổng số tiền đã chi tiêu để tuyển dụng nhân viên mới chia cho số lượng nhân viên mới được thuê. Đây là một chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu quả tài chính của quy trình tuyển dụng. Một chi phí mỗi lần tuyển dụng thấp cho thấy rằng tổ chức đang sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả để thuê nhân viên mới.

Sự hài lòng của ứng viên (Candidate satisfaction)

Sự hài lòng của ứng viên đo lường mức độ hài lòng và trải nghiệm của ứng viên trong quá trình tuyển dụng. Điều này có thể đo bằng cách thu thập phản hồi từ ứng viên về quá trình tuyển dụng của họ. Một mức độ hài lòng cao từ ứng viên cho thấy rằng quy trình tuyển dụng của bạn đáp ứng được nhu cầu và tạo ra một trải nghiệm tích cực cho ứng viên.

Đây chỉ là một số ví dụ về các chỉ số quan trọng mà bạn có thể theo dõi trên bảng hệ thống dữ liệu tuyển dụng của mình. Tuy nhiên, tùy thuộc vào mục tiêu và yêu cầu cụ thể của tổ chức, bạn có thể tùy chỉnh bảng hệ thống dữ liệu của mình để phù hợp với nhu cầu tuyển dụng của bạn.

Các phương pháp hay nhất cho bảng báo cáo tuyển dụng của bạn

Dưới đây là những điều bạn cần biết khi thiết lập bảng báo cáo tuyển dụng của mình và tận dụng tối đa nó.

1. Chọn công cụ phù hợp

Có ba loại công cụ bảng báo cáo để bạn lựa chọn.

Bảng tính

Các chương trình như Microsoft Excel, LibreOffice Calc và Google Sheets đều có khả năng hiển thị dữ liệu. Ngoài ra, còn có các mẫu bảng thông tin tuyển dụng miễn phí và cao cấp để bạn lựa chọn khi bắt đầu. Sau khi điền dữ liệu vào trang tính, bạn có thể xem nó một cách trực quan trong những biểu đồ của bạn.

Phần mềm nhân sự

Hiện nay có nhiều phần mềm để giúp doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu tuyển dụng từ hồ sơ đến quá trình ứng tuyển của nhân viên như Zoho, Base. Các ứng dụng này đi kèm với các tính năng phân tích tích hợp cho phép bạn phân tích dữ liệu.

Bạn có thể tích hợp các công cụ tuyển dụng hiện tại của bạn để các phần mềm có thể tự trao đổi dữ liệu. Nhưng điều này sẽ yêu cầu phần mềm tích hợp của bên thứ ba hoặc phát triển tùy chỉnh; cả hai đều có thể tốn thêm chi phí.

2. Làm bảng biểu thật trực quan

Biểu đồ, đồ thị, phông chữ và bảng màu đơn giản sẽ giúp bảng báo cáo tuyển dụng của bạn dễ điều hướng hơn. Để có cảm hứng về màu sắc và định dạng, bạn có thể tham khảo hình ảnh dưới đây.

Hãy giữ một bản tóm tắt ở đầu trang. Khi bạn di chuyển xuống dưới, mỗi điểm sẽ được xây dựng dựa trên điểm cuối cùng, tạo ra một bản trình bày dữ liệu hợp lý, không rườm rà.

Điều quan trọng là sử dụng loại biểu đồ thích hợp cho dữ liệu được đề cập. Ví dụ: biểu đồ hình tròn rất phù hợp khi hiển thị tỷ lệ giới tính hoặc nguồn ứng viên. Biểu đồ cột là công cụ tuyệt vời để hiển thị xu hướng. Và biểu đồ dạng phễu sẽ là cách tốt nhất để thể hiện cách ứng viên đi qua các bước trong quy trình tuyển dụng của bạn.

3. Giữ bảng biểu đơn giản

Mặc dù việc đưa nhiều dữ liệu nhất có thể vào bảng báo cáo của mình có thể rất hấp dẫn nhưng điều này có thể làm phản tác dụng. Hãy tập trung vào các số liệu quan trọng nhất và những thứ mang lại giá trị phân tích.

4. Giữ dữ liệu chính xác

Dữ liệu thời gian thực có thể quá hỗn loạn và quá tải, đặc biệt nếu bạn đang lưu trữ một lượng lớn. Đồng thời, điều quan trọng là bảng báo cáo tuyển dụng của bạn phải chính xác. Vì vậy, hãy suy nghĩ về tần suất bạn muốn cập nhật nó. Dữ liệu khác nhau sẽ cần cập nhật vào những thời điểm khác nhau.

Các số liệu như số lượt truy cập vào trang tuyển dụng của bạn có thể được cập nhật mỗi tháng một lần hoặc mỗi tuần một lần, tùy thuộc vào lượng lưu lượng truy cập bạn nhận được hoặc các chiến dịch bạn đang chạy. Trong khi đó, các số liệu về các vị trí đang tuyển dụng và đang tuyển dụng chỉ nên được cập nhật khi chúng thay đổi.

Nhiều ứng dụng (như Google Analytics) có thể được tích hợp vào dữ liệu của bạn và cài đặt cập nhật thường xuyên tùy thích, tùy thuộc vào công cụ bạn đang sử dụng. Nhưng nếu có một số nội dung cần cập nhật thủ công, hãy tạo danh sách kiểm tra cho chúng để đảm bảo chúng được cập nhật thường xuyên.

5. Hành động dựa trên những phát hiện của bạn

Bạn có thể có bảng báo cáo phức tạp và có giá trị nhất trên thế giới. Nhưng điều này chẳng có ý nghĩa gì trừ khi bạn dành thời gian để xem xét nó, phân tích những insights chi tiết và có những điều chỉnh kịp thời trong hành động. Đây là mục đích của bảng báo cáo tuyển dụng. Nó ở đó để giúp bạn tạo ra một quy trình tuyển dụng hiệu quả hơn. Hãy chú ý đến những gì bạn tìm thấy.

Lời cuối cùng

Bảng báo cáo tuyển dụng hiệu quả là công cụ không thể thiếu đối với bất kỳ ai làm công tác tuyển dụng hiện tại. Việc này có thể mất thời gian và tiền bạc để thiết lập ban đầu, nhưng nó sẽ mang lại lợi ích về lâu dài. Bảng báo cáo tuyển dụng của bạn sẽ trở thành nơi bạn cần biết về mọi thứ bạn cần biết về quy trình tuyển dụng của mình, để bạn có thể tạo các quy trình và chiến lược hiệu quả hơn cho tương lai.