Chi phí nhân sự là gì?

Chi phí nhân sự là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về chi phí nhân sự, chúng ta cần xem xét cả chi phí trực tiếp và gián tiếp. Chi phí trực tiếp bao gồm tiền lương trả cho nhân viên tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất, bao gồm cả công nhân trên dây chuyền lắp ráp và các nhân viên sản xuất khác. Còn chi phí gián tiếp liên quan đến lao động hỗ trợ, chẳng hạn như nhân viên bảo trì thiết bị của nhà máy. Đây là những người không tham gia trực tiếp vào sản xuất, nhưng đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và bảo trì các thiết bị.

Chi phí nhân sự bao gồm không chỉ tiền lương, mà còn các khoản phụ cấp và phúc lợi như các chế độ trợ cấp cho đời sống nhân viên, bảo hiểm (BHYT, BHXH, BHTN), phụ cấp, chi phí liên quan đến cung cấp phương tiện làm việc như máy tính, văn phòng phẩm, đồng phục, chi phí khám sức khỏe định kỳ, chi phí tuyển dụng, chi phí đào tạo và tái đào tạo, thưởng cho nhân viên và nhiều khoản chi phí khác.

Ngoài ra, còn có chi phí nhân sự ẩn, đó là những chi phí phát sinh nhưng không được ghi nhận rõ ràng, nhưng vẫn tồn tại trong doanh nghiệp và chiếm một tỷ lệ cao ví dụ như chi phí họp hành (chi phí liên quan đến tổ chức cuộc họp, bao gồm chi phí điện, nước, máy lạnh, thuê phòng họp,...), chi phí làm thêm giờ (tiền văn phòng, tiền trả lương tăng ca cho nhân viên, tiền khấu hao công cụ dụng cụ,...), chi phí nhàn rỗi (là chi phí phát sinh do quy trình làm việc không được tự động hoá, phải thực hiện thủ công, gây lãng phí nguồn nhân lực) và chi phí tài sản cơ sở vật chất (chi phí khấu hao và bảo trì máy móc, thiết bị, máy lạnh và các tài sản cơ bản khác của doanh nghiệp. Đây là những chi phí phát sinh hàng năm để duy trì và bảo trì các tài sản này).

Hiểu rõ về chi phí nhân sự là rất quan trọng đối với các nhà tuyển dụng, doanh nghiệp và ứng viên. Bằng cách tìm hiểu và quản lý chi phí nhân sự một cách hiệu quả, các doanh nghiệp có thể tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo môi trường làm việc tốt cho nhân viên, nhất là trong thời điểm kinh tế có nhiều biến động như hiện nay. 

Vậy, liệu đây có phải “thời điểm vàng” để tuyển người?

Ông Vũ Quang Thành, Phó giám đốc Trung tâm dịch vụ việc làm Hà Nội đánh giá, nhu cầu tuyển dụng của các doanh nghiệp trên địa bàn hiện rất sôi động. Ngay sau khi mở lại các phiên giao dịch việc làm sau Tết đến nay năm 2023 đã ghi nhận khoảng 200 doanh nghiệp đăng ký với nhu cầu tuyển dụng rất lớn.

Sang năm 2024, theo dự báo của chúng tôi, trong thời gian vừa qua các doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội sẽ có nhu cầu tuyển dụng từ 100.000 đến 120.000 vị trí, tập trung chủ yếu trong các lĩnh vực như vận tải, logistics, dịch vụ lưu trú và ăn uống, du lịch, bất động sản, tài chính ngân hàng, công nghệ thông tin và dịch vụ chăm sóc sức khỏe.

Tuyển dụng nhân sự mới trong năm mới mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Đầu tiên, việc tuyển dụng giúp đánh giá lại nguồn nhân lực hiện tại và bổ sung những kỹ năng và tài năng mới vào đội ngũ làm việc. Quá trình tuyển dụng mới cho phép doanh nghiệp xem xét lại nguồn nhân lực hiện có và đánh giá các kỹ năng, kinh nghiệm, và hiệu suất làm việc của nhân viên. Điều này giúp xác định những điểm mạnh và yếu của đội ngũ làm việc hiện tại và quyết định liệu có cần bổ sung nhân sự mới để cải thiện hiệu suất làm việc. 

Hơn nữa, việc tuyển dụng cũng mở rộng mạng lưới kết nối và tạo ra cơ hội hợp tác mới cho doanh nghiệp, có đủ nguồn lực nhân sự mạnh mẽ và đa dạng để sẵn sàng khai thác những cơ hội này và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu mới và đối mặt với các thách thức và điều chỉnh nhanh chóng của thị trường trong nước và quốc tế.  

Tuy nhiên, trong việc tuyển dụng nhân sự trong thời kỳ khó khăn, các doanh nghiệp vẫn cần có sự cân nhắc và đánh giá kỹ lưỡng để đảm bảo rằng ứng viên được chọn là phù hợp với nhu cầu và giá trị của doanh nghiệp.

Những yếu tố thu hút nhân tài

Để thu hút ứng viên chất lượng trong thời điểm này, phần lớn các doanh nghiệp đã đưa ra các chế độ tốt không chỉ về lương mà còn có các phúc lợi khác để cạnh tranh. Bởi hiện nay, nhiều chuyên gia về tuyển dụng đánh giá rằng trong thị trường tuyển dụng, đặc biệt là tuyển dụng nhân tài, thu nhập hàng tháng không còn là quyết định duy nhất khi ứng viên lựa chọn một công việc, đặc biệt là với những ứng viên cấp cao, C-Level. Ngoài lương, họ còn kỳ vọng về việc sẽ mang đến những giá trị lâu dài, năng lực mới cho công ty.

Dẫu vậy, việc tuyển dụng nhân tài là một thách thức không hề dễ dàng và đòi hỏi sự mong đợi cao từ cả doanh nghiệp và ứng viên. Để thu hút ứng viên chất lượng, một trong những yếu tố quan trọng là sự thành thật. Cả hai bên cần phải loại bỏ các định kiến trong tuyển dụng và đối xử thành thật với nhau, nhưng đồng thời cung cấp cho ứng viên cơ hội và cho doanh nghiệp lựa chọn những ứng viên phù hợp và có cùng chí hướng.

Chiến lược kinh doanh và cách xử lý với nhân viên có tầm ảnh hưởng rất lớn đến quyết định của ứng viên, đặc biệt là những ứng viên cấp cao, khi họ quyết định liệu có nên ứng tuyển vào một công ty hay không. Đối với các doanh nghiệp lớn, việc tuyển dụng nhân tài đã khó, và đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì càng khó khăn hơn để thu hút ứng viên. Tuy nhiên, theo bà Đào Hạnh Giang, vẫn có những cơ hội để tạo ra sự khác biệt.

Theo bà Giang, mặc dù yêu cầu của ứng viên có thể thay đổi khi tìm việc, nhưng điều kiện tiên quyết khi tuyển dụng vẫn là công việc phải đáp ứng đầy đủ các nhu cầu cơ bản của người lao động, bao gồm chi phí sống, điều kiện làm việc an toàn, và lương thưởng đúng hẹn. Ở cấp độ cao hơn, cần tạo cho ứng viên cảm giác rằng họ thuộc về cộng đồng này, có sự hỗ trợ từ đồng nghiệp để hoàn thành công việc, và không có sự cạnh tranh và đấu đá nội bộ.

"Các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn tuyển dụng nhân tài cần cho ứng viên thấy sự khác biệt chủ yếu là sự tôn trọng. Ví dụ, trong một tập đoàn lớn, vai trò của ứng viên có thể chỉ là nhân viên nhân sự, nhưng ở đây, họ có thể tham gia vào hoạt động kinh doanh và đóng góp ý kiến, thậm chí tạo ra một tầm nhìn mới cho doanh nghiệp mà ở các tập đoàn lớn không thể có", bà Giang cho biết.

Cùng với đó, CEO của Build Talents cũng nhấn mạnh rằng, trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhân tài có thể hoàn toàn tạo dựng công ty theo ý muốn của họ, miễn là những ý tưởng đó phục vụ cho công việc hiệu quả và mang lại hạnh phúc cho nhân viên.

Hay lựa chọn trả lương tiết kiệm - tối ưu chi phí tuyển dụng trong thời điểm khó khăn?

Trong một số trường hợp, việc trả lương tiết kiệm - tối ưu chi phí tuyển dụng có thể là một quyết định sáng suốt trong thời điểm khó khăn. Tuy nhiên, cần phải cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo sự công bằng và động lực cho nhân viên. Thay vì giảm lương, doanh nghiệp có thể xem xét các biện pháp tiết kiệm khác như giảm chi phí hoạt động không cần thiết, tái cơ cấu tổ chức, hoặc thưởng hiệu quả công việc.

Trong thời gian khó khăn, việc trả lương tiết kiệm có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực và duy trì hoạt động bình thường. Tuy nhiên, cần chú ý đến việc đảm bảo sự công bằng và động lực cho nhân viên. Doanh nghiệp có thể xem xét các biện pháp khác như tăng cường phát triển kỹ năng và đào tạo cho nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên phát triển và thăng tiến trong công việc.

Một số cách để tối ưu chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp 

Hoạch định ngân sách nhân sự

Hoạch định ngân sách đóng vai trò quan trọng trong việc tránh chi tiêu quá mức và đảm bảo sự cân đối tài chính của doanh nghiệp. Khi có một kế hoạch ngân sách cụ thể, doanh nghiệp có thể phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả khi có các thay đổi xảy ra. Đồng thời, nó giúp nhân sự tổ chức công việc và quản lý chi phí nhân sự một cách chủ động, tối ưu hóa hiệu suất sử dụng nguồn lực.

Đầu tiên, hoạch định ngân sách giúp xác định mục tiêu kinh doanh và đảm bảo rằng ngân sách nhân sự phù hợp với các chỉ tiêu kinh doanh. Điều này cho phép doanh nghiệp điều chỉnh, phân bổ và thực hiện các hoạt động nhân sự một cách hiệu quả.

Thứ hai, phân tích nhu cầu sử dụng ngân sách là quan trọng. Điều này bao gồm việc phân tích các chi phí liên quan đến nhân sự như chi phí tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng và các khoản phúc lợi. Bằng cách hiểu rõ nhu cầu này, doanh nghiệp có thể đưa ra kế hoạch ngân sách phù hợp và sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả.

Thứ ba, hoạch định ngân sách cũng đồng thời bao gồm việc lên kế hoạch dự phòng để đối phó với các rủi ro tiềm tàng. Điều này có thể bao gồm việc dành một phần ngân sách để giải quyết khó khăn trong thời gian khủng hoảng, chẳng hạn như đợt bùng phát dịch Covid-19.

Thứ tư, xem xét các khoản đầu tư dài hạn cũng là một phần quan trọng của hoạch định ngân sách. Điều này có thể bao gồm đầu tư vào phần mềm quản lý nguồn nhân lực, nhằm nâng cao hiệu quả và tăng cường khả năng quản lý nhân sự.

Cuối cùng, kiểm tra lại tính thực tế của ngân sách là điều cần thiết. Điều này đảm bảo rằng ngân sách được thiết lập phù hợp, không có sự lãng phí và có thể cắt giảm các khoản chi không cần thiết. Điều này đặc biệt quan trọng để đảm bảo sự cân đối và bảo đảm tài chính của doanh nghiệp.

Tối ưu chi phí tuyển dụng

Định biên nhân sự là quá trình xác định số lượng và phân bổ nhân sự cho các phòng ban và hoạt động trong doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ nhân lực để thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh và đáp ứng các mục tiêu doanh nghiệp.

Để định biên nhân sự hiệu quả, cần có một quy trình tuyển dụng chọn lọc. Đầu tiên, công ty cần xác định mục tiêu chiến lược tăng trưởng và ưu tiên tuyển dụng cho những vị trí quan trọng nhất. Hiểu rõ chân dung ứng viên cần tuyển và yêu cầu công việc cho từng vị trí là rất quan trọng. Việc chuẩn bị một bảng mô tả công việc rõ ràng, chi tiết giúp ứng viên hiểu đúng về công việc và đáp ứng yêu cầu công việc. Đây cũng là những kỹ năng cần thiết recruiter cần trang bị trong năm 2024 để phát triển nghề nghiệp của mình. 

Tối ưu chi phí tuyển dụng cũng là một yếu tố quan trọng. Điều này bao gồm việc chọn kênh tuyển dụng phù hợp để tiết kiệm chi phí. Có nhiều nguồn thông tin hữu ích như diễn đàn, cộng đồng HR, báo cáo về LinkedIn và các trang web tuyển dụng để tham khảo về đối tượng và đặc thù của từng kênh tuyển dụng. Việc chọn kênh tuyển dụng phù hợp giúp tập trung ngân sách tuyển dụng vào những ứng viên phù hợp nhất và giúp doanh nghiệp tìm ra ứng viên với chi phí thấp.

Tạo trải nghiệm tuyển dụng tốt cho ứng viên cũng đóng vai trò quan trọng. Điều này giúp tăng tỷ lệ đồng ý của ứng viên, rút ngắn thời gian tuyển dụng và xây dựng thương hiệu tuyển dụng. Để tạo trải nghiệm tốt, có thể rút ngắn thời gian liên lạc với ứng viên, tránh phỏng vấn quá nhiều lần và đảm bảo họ luôn được hồi đáp kịp thời. Ngoài ra, cung cấp giá trị gia tăng từ những góp ý và giúp ứng viên hiểu rõ hơn về định hướng sự nghiệp và bản thân.

Sử dụng hệ thống dữ liệu tuyển dụng cũng là một cách để tối ưu hóa quy trình tuyển dụng. Phần mềm tuyển dụng cung cấp các tính năng như tìm kiếm ứng viên, liên lạc và phỏng vấn, quản lý dữ liệu ứng viên và đánh giá thử việc. Việc sử dụng hệ thống dữ liệu tuyển dụng giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả trong quá trình tuyển dụng.

Tối ưu chi phí đào tạo

Một số hình thức để tối ưu chi phí đào tạo dành cho doanh nghiệp trong thời điểm biến động hiện nay:; 

• Đào tạo trực tuyến: Giảm được một số chi phí đi lại, ăn uống và địa điểm tổ chức. Lựa chọn hệ thống đào tạo trực tuyến phù hợp với các mô-đun, bài học khóa học có tổ chức đáp ứng đúng nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp. Đào tạo qua các video bài giảng, các buổi workshop, talkshow trực tiếp hoặc gián tiếp.

• Tận dụng nguồn lực nội bộ: Đào tạo một số nhân viên chủ chốt, hoặc những nhân viên có kinh nghiệm để đào tạo lại cho các nhân viên khác và có những mức hỗ trợ cho họ, khi đó chi phí sẽ thấp hơn việc thuê các chuyên gia và trả tiền để họ đến giảng cho nhân viên.

• Trao đổi tài nguyên đào tạo với các công ty khác: kết hợp, trao đổi với các công ty khác bằng các khóa học, bài kiểm tra và bài giảng mà doanh nghiệp đang đào tạo cho nhân viên.
  
  

Cải thiện quy trình làm việc

Đánh giá quy trình làm việc hiện tại và cải tiến quy trình là hai khía cạnh quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động của một doanh nghiệp. Dưới đây là một số phản hồi và phương pháp cải tiến có thể áp dụng:

• Khảo sát và phân tích phản hồi: Tổ chức khảo sát và thu thập phản hồi từ nhân viên, phòng ban và các bộ phận về lý do khiến quy trình không hiệu quả. Điều này có thể được thực hiện thông qua cuộc họp, khảo sát trực tuyến hoặc hội thảo nội bộ. Phân tích các phản hồi này để xác định các vấn đề chính và điểm yếu của quy trình hiện tại.

• Đánh giá điểm mạnh và điểm yếu: Dựa trên phân tích phản hồi, xác định các điểm mạnh và điểm yếu của quy trình làm việc hiện tại. Điểm mạnh là những khía cạnh nổi bật và thành công của quy trình, trong khi điểm yếu là những khía cạnh cần được cải thiện hoặc điều chỉnh.

• Cải tiến quy trình: Tập trung nhân lực, thời gian và ngân sách vào những công việc và dự án quan trọng nhất. Xác định những hoạt động hay giai đoạn trong quy trình mà cần được tăng cường và đẩy nhanh tiến độ để hoàn thành sớm hơn. Cải tiến quy trình bằng cách tìm cách loại bỏ hoặc giảm bớt các bước không cần thiết, tối ưu hóa luồng công việc và tăng cường sự hiệu quả.

• Đào tạo nhân viên thực hiện quy trình chuẩn hóa: Xác định nhu cầu đào tạo và phân tích kiến thức cần thiết để cải tiến quy trình làm việc. Đưa ra kế hoạch đào tạo cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp để đảm bảo rằng mọi người hiểu và áp dụng quy trình mới một cách đồng nhất và chính xác.

• Tổ chức quy trình làm việc hiệu quả: Tạo ra một lịch trình công việc rõ ràng và tuân thủ quy trình làm việc đã được thiết lập. Quản lý và giám sát hoạt động của nhân viên để đảm bảo rằng các nhiệm vụ được thực hiện theo đúng quy trình và đạt được mục tiêu đề ra.

• Giao nhiệm vụ và thời gian cụ thể, rõ ràng: Phân công công việc và nhiệm vụ cho từng nhân viên, bộ phận hoặc phòng ban cụ thể. Đảm bảo rằng mọi người hiểu rõ nhiệm vụ và thời gian cụ thể để thực hiện công việc một cách hiệu quả.

• Cắt giảm các hoạt động gián đoạn không cần thiết: Xem xét và giảm bớt các cuộc họp không cần thiết hoặc không mang lại hiệu quả cho công ty. Sử dụng các công nghệ mới và phần mềm để giảm thiểu chi phí nhàn rỗi và tăng cường hiệu suất làm việc.

• Tự động hóa quy trình: Sử dụng các phần mềm và công nghệ để tự động hóa quy trình làm việc. Điều này giúp tối ưu hóa quá trình, giảm thiểu công việc thủ công và tăng cường chính xác và hiệu suất. Các phần mềm quản lý quy trình có thể giúp theo dõi và điều phối công việc, lưu trữ thông tin và tạo ra báo cáo tự động.

• Liên tục cải tiến: Để đảm bảo quy trình làm việc luôn được cải tiến và hoàn thiện, quan trọng là thiết lập một quy trình liên tục cải tiến. Điều này có thể bao gồm việc thu thập phản hồi thường xuyên từ nhân viên, đánh giá hiệu quả và tìm kiếm cơ hội để cải thiện quy trình.

Quy trình cải tiến cần được thực hiện liên tục để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp ngày càng hiệu quả và hiệu suất.

Tối ưu chính sách lương thưởng

Các doanh nghiệp nên xây dựng chính sách lương thưởng đảm bảo công bằng cho cả nhân viên và doanh nghiệp như là:   

• Trả lương theo thời gian làm việc: Tính lương theo thời gian làm việc của nhân viên, trả theo tháng, theo ngày hoặc theo giờ, nhân viên sẽ bị trừ lại tiền theo số ngày, giờ mà họ nghỉ, nếu làm đủ ngày, giờ theo quy định thì được hưởng đủ lương.

• Trả lương theo sản phẩm: Dựa trên số lượng và chất lượng sản phẩm, số lượng công việc mà nhân viên hoàn thành. Hình thức này dựa trên năng suất lao động mà trả lương, giúp khuyến khích người lao động tăng năng suất khi thực hiện công việc.

• Trả lương theo hình thức lương khoán: Công ty sẽ giao khoán khối lượng công việc, khi người lao động hoàn thành sẽ được trả lương tương ứng. Doanh nghiệp thường sử dụng hợp đồng giao khoán để ký kết với người lao động.

• Trả lương theo doanh thu: Thu nhập của người lao động dựa vào doanh số đạt được. Doanh số này sẽ theo mục tiêu và chính sách của từng công ty. Thường áp dụng cho nhân viên kinh doanh, nhân viên bán hàng…

• Hình thức trả lương 3P: Hệ thống lương 3P đang được phát triển hoàn thiện và áp dụng rộng rãi nhất trên thế giới bao gồm lương theo vị trí, chức danh (lương cứng), lương theo năng lực và lương theo kết quả làm việc.

Thuê ngoài các hoạt động

Thuê ngoài giúp doanh nghiệp giảm đáng kể các chi phí tuyển dụng, đào tạo, bảo hiểm… Thay vì tự mình tuyển dụng các vị trí cấp cao, các vị trí chuyên môn cho doanh nghiệp, doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn thuê các headhunt agency để giúp họ nhanh chóng tìm được ứng viên phù hợp và tối ưu quy trình tuyển dụng cho doanh nghiệp, từ đó giảm được các chi phí không cần thiết.

Tổng kết

Mỗi doanh nghiệp cần phải đánh giá kỹ lưỡng tình hình của mình và cân nhắc các yếu tố như nguồn lực, mục tiêu phát triển và tình hình kinh tế chung trước khi lựa chọn đầu tư vào việc tuyển người hay trả lương tiết kiệm - tối ưu chi phí tuyển dụng trong thời điểm hiện nay. Điều quan trọng để đảm bảo quyết định được đưa ra dựa trên sự tìm hiểu và phân tích kỹ lưỡng, nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững và thành công trong năm mới. 

Bằng sự dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực tuyển dụng, Talemy luôn nỗ lực hỗ trợ các doanh nghiệp cập nhật và bắt kịp các xu hướng quản trị nguồn nhân lực mới một cách liên tục, giúp doanh nghiệp thích ứng với những thách thức về tuyển dụng để hoàn thành các mục tiêu kinh doanh của mình.

Khám phá dịch vụ tuyển dụng của Talemy TẠI ĐÂY.